行政工作統(tǒng)籌管理

1. 幫助學(xué)員轉(zhuǎn)變觀念，用全新的角度審視行政管理工作;

2. 了解行政統(tǒng)籌管理的領(lǐng)域，掌握基本的工作思路。

3. 幫助學(xué)員開拓管理視野，掌握科學(xué)的管理方法;

4. 學(xué)會(huì)制作管理工具，保證管理效能和執(zhí)行力。

5. 學(xué)習(xí)如何通過(guò)建立管理機(jī)制和硬管道來(lái)協(xié)調(diào)部門關(guān)系，有效配置資源;

6. 學(xué)會(huì)用項(xiàng)目管理的思路來(lái)統(tǒng)籌大型任務(wù)，體現(xiàn)樞紐的價(jià)值。

7. 幫助學(xué)員找到提升部門管理威信的渠道和方法;

8. 提高學(xué)員的職業(yè)化的素養(yǎng)，獲取職業(yè)發(fā)展的資源。

第一單元 關(guān)于行政統(tǒng)籌的基本認(rèn)知

(一)當(dāng)前環(huán)境下行政管理的轉(zhuǎn)型

1、從管家型到樞紐型

2、從經(jīng)驗(yàn)管理到科學(xué)管理

3、從被動(dòng)執(zhí)行到主動(dòng)推進(jìn)

(二) 行政統(tǒng)籌的績(jī)效價(jià)值

1、協(xié)調(diào)的功能

2、優(yōu)化的功能

3、執(zhí)行的功能

4、服務(wù)的功能

(三)行政管理工作的困擾及其應(yīng)對(duì)

1、工作內(nèi)容和效果的無(wú)形性

2、任務(wù)的被動(dòng)性和突發(fā)性

3、外界對(duì)其管理效果評(píng)價(jià)的主觀性

4、管理特征的政策性和協(xié)調(diào)性

(四) 行政統(tǒng)籌管理的領(lǐng)域

1、硬件—辦公環(huán)境、辦公設(shè)施、后勤資源

2、軟件—管理效率、工作流程、預(yù)見性管理

3、人員—工作心態(tài)、服務(wù)意識(shí)、習(xí)慣、個(gè)性

(五)審視行政部門存在的價(jià)值

1、努力發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)部門的需求- 避免被邊緣化

2、努力滿足企業(yè)運(yùn)作的核心需求-被高層所依賴

3、努力創(chuàng)造企業(yè)和業(yè)務(wù)部門的需求-凸顯自身價(jià)值

第二單元 企業(yè)運(yùn)營(yíng)的統(tǒng)籌管理

(一)事務(wù)性工作的統(tǒng)籌管理體系

1、建立管理法規(guī)

2、量化管理標(biāo)準(zhǔn)

3、制作點(diǎn)檢工具

4、完善抽查記錄

(二)辦公環(huán)境的統(tǒng)籌管理

1、辦公環(huán)境管理的特點(diǎn)和難點(diǎn)

①繁雜、瑣碎

②突發(fā)性、被動(dòng)型

2、如何保證管理的有效性

①使任務(wù)可視化-除去感覺和經(jīng)驗(yàn)導(dǎo)致的盲區(qū)

②制作管理工具-降低檢查和監(jiān)督的成本

③建立工作標(biāo)準(zhǔn)-保證執(zhí)行過(guò)程的可操行性

3、有效管理標(biāo)準(zhǔn)的特征

①可衡量-能夠量化到點(diǎn)

②可檢驗(yàn)-不能產(chǎn)生爭(zhēng)議

③可追溯-便于檢查監(jiān)督

4、管理效果的檢驗(yàn)

①?gòu)?fù)雜的事情簡(jiǎn)單化

②簡(jiǎn)單的工作流程化

③讓經(jīng)驗(yàn)可以復(fù)制

④降低對(duì)人的依賴

演練：行政事務(wù)管理工具的演示及制作

案例：洗手間管理文化

(三)其他行政事務(wù)的管理規(guī)范

1、飯?zhí)霉芾硪?guī)范(作業(yè)、衛(wèi)生、安全、采購(gòu))

2、保安管理規(guī)范(培訓(xùn)、安全、工作標(biāo)準(zhǔn))

3、公務(wù)車管理規(guī)范(司機(jī)培訓(xùn)、考核)

4、前臺(tái)管理規(guī)范(禮儀、標(biāo)準(zhǔn)化)

(四)會(huì)議籌劃與管理

1、會(huì)議的行政籌劃與準(zhǔn)備

①企業(yè)會(huì)議類型

②各類會(huì)議的籌劃要點(diǎn)

③會(huì)議席位的禮賓次序

④為效果服務(wù)的幾種會(huì)場(chǎng)模式

2、行政例會(huì)效果的管理與控制

①摩氏會(huì)議效果評(píng)鑒法

②科學(xué)的會(huì)議紀(jì)要模板

③會(huì)議決議的跟進(jìn)和督辦

第三單元 跨部門工作任務(wù)的統(tǒng)籌管理

(一)行政溝通協(xié)調(diào)的困擾和難點(diǎn)

1、垂直指揮系統(tǒng)的作用有限，缺乏強(qiáng)制力

2、職能分工不合理，導(dǎo)致部門利益沖突

3、職權(quán)劃分不清晰,有責(zé)任盲點(diǎn)或空白區(qū)

4、組織資源稀缺，導(dǎo)致無(wú)序競(jìng)爭(zhēng)和掠奪

5、人性的弱點(diǎn)---盡可能把責(zé)任推給他人

(二)科學(xué)管理的思路與方法

1、科學(xué)代替經(jīng)驗(yàn)，用清晰的工作流程避免責(zé)任的盲區(qū)

2、理性代替感性，用清晰的任務(wù)劃分避免部門間推諉

3、高效率代替隨意性，用重組和優(yōu)化手段避免工期延誤

(三)情景演練：企業(yè)年會(huì)統(tǒng)籌策劃案

科學(xué)的會(huì)議統(tǒng)籌流程

1、分解任務(wù)-使大型任務(wù)變成每一項(xiàng)清晰具體的活動(dòng)

2、制作工作包-明確各協(xié)作部門的管理責(zé)任和資源配置

3、制作管理網(wǎng)絡(luò)圖-各項(xiàng)任務(wù)的完成時(shí)限和相互制約的關(guān)系清晰化

4、關(guān)鍵任務(wù)管理— 保證監(jiān)督檢查和特殊問(wèn)題統(tǒng)籌到位

第四單元 有效的行政溝通與協(xié)調(diào)

(一)構(gòu)建企業(yè)的溝通網(wǎng)絡(luò)—提升部門管理威信

1、建立清晰的管理系統(tǒng)-明確企業(yè)的匯報(bào)關(guān)系

2、健全正式溝通路線-保證信息的權(quán)威性和嚴(yán)肅性

3、建立正向的溝通渠道-傳遞公司的文化和管理主張

(二)有效的對(duì)上溝通-獲得領(lǐng)導(dǎo)信任

1、學(xué)會(huì)聽懂上級(jí)說(shuō)話，不要想當(dāng)然

2、問(wèn)好問(wèn)題，了解領(lǐng)導(dǎo)的真正需求

3、有效表達(dá)，提高建議的采信率

4、積極互動(dòng)，引導(dǎo)上級(jí)的正確思路

5、主動(dòng)補(bǔ)臺(tái)，適應(yīng)不同上級(jí)的行為風(fēng)格

6、嚴(yán)格職場(chǎng)操守，不參與辦公室政治

7、承接任務(wù)三步驟

8、工作匯報(bào)四原則

9、接受指令五步法

(三)有效的橫向溝通-獲得他人支持

1、用好非職務(wù)權(quán)力，增強(qiáng)個(gè)人影響力

2、分析對(duì)方的利益，啟動(dòng)對(duì)方需求

3、踩住對(duì)方的動(dòng)力點(diǎn)，銷售你的主張

4、了解并消除對(duì)方顧慮，促使對(duì)方參與

5、衡量雙方優(yōu)先級(jí)，找到最大公約數(shù)

第五單元

行政管理案例和工具

課程內(nèi)容總結(jié)與回顧